Pourquoi le canal d’achat bloque avant tout le reste

On attendrait le blocage du côté du délégué à la protection des données ou de la sécurité des systèmes d’information. En pratique, il survient souvent plus tôt. Une intercommunalité francilienne que nous accompagnons a écarté l’assistant le plus demandé par ses agents au moment du cadrage, faute de réponse rapide sur deux points : sa validation par la DSI et son canal d’achat. La demande des agents, elle, ne s’est pas éteinte.

Le mécanisme est toujours le même. Les outils que les collectivités savent acheter sont ceux qui passent par un marché déjà notifié ou par une centrale d’achat. Un abonnement vendu en ligne, par carte bancaire, par une société étrangère qui facture en dollars ou en euros hors taxes selon les cas, ne rentre dans aucune de ces cases. Personne n’a dit non, mais personne ne sait par quel circuit dire oui.

Quand le canal d’achat n’est pas instruit, l’outil demandé n’est pas écarté : il est renvoyé vers les comptes personnels des agents, hors de toute charte. C’est la forme la plus ordinaire du Shadow AI, et elle ne résulte d’aucune décision.

Or les collectivités qui utilisent Claude aujourd’hui l’ont acheté. Un Département dont nous relayons l’expérience de façon anonyme a équipé environ deux cents utilisateurs avec une vingtaine de licences, réglées par régie d’avances. Les voies existent ; elles ne sont simplement documentées nulle part.

Trois questions à trancher avant de choisir une voie

Le bon canal d’achat dépend moins de l’outil que de ce que la collectivité veut en faire, et pour combien de temps.

Avant de solliciter le service de la commande publique, il faut pouvoir répondre à trois questions. Elles paraissent élémentaires ; ce sont pourtant celles qui manquent le plus souvent au dossier, et qui font tourner la demande en rond entre la direction demandeuse, la DSI et les finances.

Le choix du modèle de comptes pèse directement sur la première question. Des comptes partagés par direction, remis à des référents, permettent d’ouvrir un outil à plusieurs centaines d’agents avec quelques dizaines de licences ; ils ont des contreparties sur la traçabilité et la confidentialité, et les conditions d’utilisation de l’éditeur sur le partage d’identifiants sont à vérifier à la date de lecture. Nous traitons ce choix en détail sur notre page consacrée à Claude pour les collectivités.

Première voie : la régie d’avances

La voie la plus rapide pour une expérimentation, à condition que la régie ait été constituée pour cela.

Une régie d’avances permet à un régisseur, agent nommé par l’ordonnateur, de payer directement certaines dépenses avec une avance de fonds, avant que le comptable public ne reprenne les opérations. Elle est créée par délibération de l’assemblée ou par décision de l’ordonnateur, après avis conforme du comptable. C’est l’acte constitutif qui fixe les dépenses que le régisseur peut payer et les moyens de paiement qu’il peut utiliser, dont la carte bancaire.

Une régie existante ne suffit donc pas : il faut qu’elle couvre ce type de dépense et qu’elle autorise le paiement par carte. Si ce n’est pas le cas, l’acte constitutif se modifie, ce qui demande l’avis du comptable public et quelques semaines. C’est souvent le premier geste utile, parce qu’il sert ensuite pour d’autres abonnements en ligne.

Deux plafonds sont à distinguer. Le premier est le montant maximal de l’avance consentie au régisseur, fixé par l’acte constitutif : le Département dont nous relayons l’expérience a dû faire relever le sien pour couvrir une année d’abonnement. Le second est le plafond par opération, fixé par arrêté ministériel pour les dépenses de matériel et de fonctionnement, dont le montant est à vérifier à la date de lecture. Un abonnement réglé chaque mois passe plus facilement sous ce second plafond qu’un abonnement réglé pour l’année.

Restent deux points pratiques. La facture est émise par une société étrangère : son traitement, notamment au regard de la taxe sur la valeur ajoutée, est à voir en amont avec votre comptable public, qui préférera l’avoir anticipé. Et le compte ouvert chez l’éditeur doit l’être au nom de la collectivité, avec une adresse électronique institutionnelle et au moins deux administrateurs, pour que l’abonnement survive au départ d’un agent.

La régie a une limite claire : elle sert des dépenses de faible montant et ne dispense pas des règles de la commande publique. Elle convient à une expérimentation de quelques dizaines de licences sur quelques mois. Elle ne convient pas à un équipement généralisé.

Deuxième voie : l’achat direct sous le seuil de dispense

Un bon de commande et une facture, sans publicité ni mise en concurrence préalables, dans des conditions précises.

Le code de la commande publique permet de conclure un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables lorsque sa valeur estimée est inférieure à un seuil, dont le montant est à vérifier à la date de lecture, car il a été modifié plusieurs fois ces dernières années. Trois conditions s’attachent à cette dispense : choisir une offre pertinente, faire une bonne utilisation des deniers publics, et ne pas contracter systématiquement avec le même opérateur lorsqu’il existe une pluralité d’offres susceptibles de répondre au besoin.

La valeur qui compte est celle du besoin, estimée sur toute sa durée, et non celle de la première facture. Un abonnement mensuel reconduit pendant trois ans s’apprécie sur trois ans. Et il n’est pas possible de découper artificiellement un besoin global, par exemple en achetant les licences direction par direction, pour rester sous le seuil.

Cette voie suppose un fournisseur capable de recevoir un bon de commande et d’émettre une facture que le comptable public peut payer par mandat. Les offres destinées aux organisations, au-delà d’un certain nombre de sièges, se contractualisent directement avec l’éditeur ou avec un partenaire ; les offres d’Anthropic sont aussi proposées, selon les périodes et les pays, par des revendeurs et sur les places de marché de fournisseurs cloud. Ces canaux, leurs conditions et leur disponibilité en France sont à vérifier à la date de lecture.

Pour une expérimentation ouverte à plusieurs directions sur une année, c’est souvent la voie la plus propre : le montant reste modeste, la dépense suit la chaîne comptable ordinaire, et la collectivité garde une trace écrite de son choix, qu’il est prudent de motiver en quelques lignes.

Troisième voie : un marché existant ou un marché à procédure adaptée

Pour un déploiement, ou pour une expérimentation qui dépasse le seuil de dispense.

Avant de lancer une procédure, il vaut la peine de regarder ce que la collectivité a déjà notifié. Beaucoup ont un marché de fourniture de logiciels avec un revendeur, parfois assorti d’un catalogue ouvert, ou un marché de services d’informatique en nuage. Selon leur rédaction, ces marchés peuvent permettre de commander un abonnement ou, pour des cas d’usage qui passent par une interface de programmation plutôt que par l’interface de conversation, d’accéder aux modèles Claude par l’intermédiaire d’un fournisseur cloud disposant de régions européennes. C’est une question à poser au titulaire et à votre service juridique, pas une certitude.

À défaut, et jusqu’aux seuils européens, un marché à procédure adaptée suffit, avec une publicité proportionnée. Un accord-cadre à bons de commande permet de ne pas s’engager d’emblée sur un volume de licences que l’expérimentation n’a pas encore permis de dimensionner.

Un point de rédaction change tout : on n’achète pas une marque, on achète une réponse à un besoin. Le code de la commande publique encadre strictement la mention d’une marque dans les spécifications techniques ; elle n’est admise que si l’objet du marché le justifie, et en principe avec la mention « ou équivalent ». Un cahier des charges qui décrit les cas d’usage qualifiés, les fonctions attendues, les exigences de conformité et de réversibilité, et un critère de frugalité, est à la fois plus solide juridiquement et plus utile pour comparer les offres.

C’est aussi la cohérence de la démarche. Une assistance à maîtrise d’ouvrage n’écarte pas une solution au motif qu’elle ne serait pas conforme, pas souveraine ou pas frugale, et elle n’en présélectionne pas davantage : elle fait émerger les cas d’usage, les fait expérimenter vite, puis traduit les exigences de chacun en critères dans les pièces du marché. Nous détaillons cette méthode sur notre page AMO IA pour les collectivités.

Quatrième voie : le portage par l’assistant à maîtrise d’ouvrage

Une formule à l’étude, que nous présentons pour ce qu’elle est.

Dans une expérimentation outillée, la licence n’est pas un produit que la collectivité acquiert pour des années : c’est un véhicule d’expérimentation, le temps de savoir quels cas d’usage justifient un outil et lequel. D’où l’idée que l’assistant à maîtrise d’ouvrage mette lui-même à disposition, pour la durée de l’expérimentation, les licences de plusieurs éditeurs, afin que les agents puissent comparer sans que la collectivité ait à ouvrir un canal d’achat par outil.

Cette formule soulève des questions juridiques réelles, au premier rang desquelles la neutralité de l’assistant à maîtrise d’ouvrage vis-à-vis des solutions qu’il aide à choisir. Elle fait l’objet d’une analyse juridique que nous faisons conduire, et nous ne la proposerons pas avant d’en connaître les conclusions. En attendant, nous vous aidons à identifier le canal d’achat adapté à votre situation, parmi les trois voies précédentes.

Quelle voie selon votre situation

Trois situations types, qui couvrent l’essentiel des demandes que nous recevons.

Dans les trois cas, le même principe tient : le canal d’achat se décide avec le service de la commande publique et le comptable public avant l’ouverture des comptes, et la voie choisie pour l’expérimentation ne préjuge pas de celle du déploiement. Passer de la régie au marché est normal ; c’est même le signe que l’expérimentation a produit ce qu’on attendait d’elle.

Les erreurs que nous voyons le plus souvent

Aucune n’est grave isolément ; ensemble, elles expliquent la plupart des expérimentations qui s’enlisent.

La sobriété commence à l’achat : le premier gisement d’économie, et d’empreinte évitée, est la licence payée que personne n’utilise. Mesurer l’usage réel de chaque siège avant de renouveler ou d’étendre est un geste budgétaire autant qu’environnemental, et c’est ce qui aligne l’objectif d’adoption et le critère de frugalité au lieu de les opposer.

Questions fréquentes