Quatre décisions à prendre avant d’écrire

Un modèle de charte ne sert à rien tant que quatre décisions ne sont pas arrêtées, parce que chacune commande plusieurs articles. Les prendre avant d’ouvrir le document économise deux allers-retours avec le service juridique.

La première est celle du portage. Une charte d’usage de l’IA n’est pas un document de la direction des systèmes d’information : elle engage la direction générale, elle concerne tous les services, et elle est appliquée au quotidien par des référents qui ne sont pas informaticiens. Dans les collectivités où le déploiement a fonctionné, le portage est assuré par une cheffe ou un chef de projet IA rattaché à la direction générale, avec l’appui de la direction des systèmes d’information et du délégué à la protection des données, et non l’inverse.

La deuxième est le modèle de comptes. Comptes nominatifs ou comptes partagés par direction : ce choix détermine la traçabilité, le coût et la rédaction entière de la clause sur les données, puisqu’un compte partagé rend les échanges d’une direction visibles par tous ceux qui en disposent et interdit donc d’y traiter une situation individuelle, même anonymisée.

La troisième est le périmètre. Une expérimentation à cinq agents ne prouve rien : elle occupe. Une charte écrite pour cinq agents est un exercice théorique. Écrivez-la pour le périmètre que vous visez à douze mois, en sachant qu’elle sera révisée.

La quatrième est le sort des usages existants. Vos agents utilisent déjà des outils d’IA générative, le plus souvent avec des comptes personnels gratuits. La charte doit dire ce qui advient de ces usages, et le recensement sans sanction est la seule voie qui donne une image sincère. C’est le préalable de l’article 3, et nous y revenons plus bas.

Une charte n’est pas une liste d’interdits

C’est le parti pris qui commande la rédaction de plusieurs clauses, et il mérite d’être posé avant la structure.

Une charte n’a pas pour objet d’écarter des solutions au motif qu’elles ne seraient pas conformes, pas souveraines ou pas frugales. Son objet est de rendre possible un usage encadré, donc mesurable, donc améliorable. La conformité, la souveraineté et la frugalité ne sont pas des filtres d’entrée appliqués à un catalogue : ce sont des exigences portées par des cas d’usage qualifiés, qui deviennent ensuite des critères dans les pièces d’un marché.

Une charte qui interdit tout ne produit pas de conformité : elle produit du Shadow AI. Des agents qui continuent d’utiliser des comptes personnels, hors de toute règle et hors de toute mesure, avec exactement les données que la charte prétendait protéger. Nous avons développé ce raisonnement dans un article consacré au Shadow AI : interdire et présélectionner produisent le même écart entre ce qu’un agent peut faire chez lui et ce que son organisation lui propose, et c’est cet écart qui rend le phénomène structurel.

Cette position a une conséquence directe sur le modèle : il est écrit sans aucun nom d’éditeur. Une charte qui nomme un outil vieillit en quelques mois et doit être réadoptée à chaque changement de solution ; une charte qui décrit des fonctions et des catégories de données survit aux changements de marché. Vous trouverez donc, dans le texte type, « un outil d’IA générative autorisé » et « une fonction d’agent sur le poste de travail » là où votre quotidien dit un nom de produit. La liste des outils effectivement autorisés vit en annexe, où elle se met à jour sans réadopter la charte.

Les quatorze articles, et ce que chacun obtient

Douze articles de fond et deux dispositions finales. Le découpage suit la forme d’un règlement ordinaire plutôt qu’une logique de catalogue d’interdits.

Les fondations : articles 1 et 2

L’article 1 définit l’objet, le champ d’application et les définitions. Il précise à qui la charte s’applique — agents quel que soit leur statut, stagiaires, apprentis, personnes accueillies, prestataires dans les conditions de leur contrat — et laisse ouverte la question des élus, qui relèvent en général de dispositions distinctes.

L’article 2 porte les trois principes, et c’est la colonne vertébrale du document : la responsabilité humaine, la subordination à la mission, la loyauté envers l’usager. La formule « l’agent demeure l’auteur de la production qu’il verse au dossier » règle en une phrase une question que beaucoup de chartes traitent sur trois pages, celle du statut juridique des productions : tant que l’agent s’approprie la production après vérification, le régime applicable est celui des documents administratifs ordinaires. Le commentaire du modèle déconseille en revanche d’importer ici la notion de « supervision humaine » du règlement européen, qui a un sens technique précis attaché à certaines catégories de systèmes et qui, reprise à contre-emploi, brouille la responsabilité de l’agent.

Le périmètre : articles 3, 4 et 5

L’article 3 pose que seuls les outils figurant à l’annexe 1 peuvent être utilisés, que cette annexe est tenue à jour sans réadoption de la charte, qu’une demande d’outil nouveau est instruite dans un délai écrit, et que l’usage d’un compte personnel cesse à une date donnée dès lors qu’un outil autorisé permet le même usage. Il ouvre enfin une période de recensement sans sanction des usages antérieurs.

L’article 4 est celui que les agents liront, et souvent le seul. Il énumère par catégories nommées ce qui ne peut en aucun cas être soumis à un outil : données personnelles et situations individuelles, données sensibles, procédures judiciaires, secrets professionnel, des affaires, de l’instruction, statistique et fiscal, sécurité des personnes et des systèmes, documents en cours d’élaboration dont la divulgation nuirait à une procédure, identifiants et jetons d’accès. Il dit aussi ce qui peut être soumis, et impose une anonymisation vérifiée lorsqu’un besoin de service l’exige.

L’article 5 traite les fonctions avancées une par une : les agents qui lisent et écrivent des fichiers sur le poste de travail, la production et l’exécution de code, la navigation pour le compte de l’agent, et les connecteurs vers les systèmes d’information de la collectivité. C’est l’article le plus daté du document, et c’est voulu : ces fonctions changent tous les trimestres, et une clause de réexamen semestriel permet d’ouvrir progressivement sans repasser devant les instances.

L’organisation : articles 6, 7 et 8

L’article 6 décrit les comptes, les accès et les référents, avec deux variantes rédactionnelles selon le modèle retenu. Il désigne au moins un référent par direction, précise ses missions, et demande que le temps consacré à cette mission soit reconnu dans sa fiche de poste. Il impose une revue des accès au moins annuelle et à chaque mouvement d’agent.

L’article 7 porte la vérification des productions et la question des décisions. Il rappelle qu’aucune décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ne peut être prise sur le seul fondement d’une production, renvoie aux obligations d’information et de communication du code des relations entre le public et l’administration, interdit d’utiliser ces outils pour évaluer ou noter des agents et des candidats, et demande de conserver ce qui permet de retracer l’origine d’une production versée à un dossier.

L’article 8 organise la transparence, vers les agents et vers les usagers. Son alinéa le plus important est celui qui engage la collectivité à ne pas exploiter les données d’usage à des fins de contrôle individuel de l’activité : c’est cet alinéa qui décide de l’accueil fait à la charte par les organisations syndicales, et il se rédige avec elles plutôt que contre elles. L’article prévoit enfin un bilan annuel des usages, de leurs résultats, de leurs coûts et de leur empreinte, présenté à l’instance compétente et porté à la connaissance des agents.

Les garanties : articles 9, 10 et 11

L’article 9 traite la propriété intellectuelle, les secrets et les droits des tiers. Il est court, parce que le droit applicable aux productions d’IA générative est instable et qu’une charte n’est pas le lieu où trancher une question ouverte : il se concentre sur ce qui est certain, la responsabilité de ne pas verser au dossier un contenu appartenant à autrui, la vérification des licences des composants logiciels, et l’obligation de vérifier à chaque renouvellement ce que le contrat de l’éditeur autorise, notamment sur l’utilisation des données soumises pour l’entraînement des modèles.

L’article 10 organise la sécurité et le signalement des incidents, avec deux dispositions qui comptent. La protection du signalant de bonne foi, d’abord : une collectivité qui sanctionne le premier agent ayant signalé une erreur n’aura pas de deuxième signalement. Puis une règle que peu de chartes connaissent encore : les productions issues de contenus extérieurs — une page web parcourue, un document reçu d’un tiers — ne sont ni exécutées ni ouvertes sans vérification, parce que ces contenus peuvent porter des instructions destinées à l’outil lui-même. Ce qui revient d’un contenu extérieur est une information, jamais un ordre.

L’article 11 subordonne l’accès à un outil au suivi préalable d’une formation, prévoit une formation complémentaire et un temps d’échange régulier pour les référents, et demande une page intranet rassemblant la charte, la liste des outils, les supports et les cas d’usage documentés. Il trace le suivi de la formation, ce qui concourt au respect de l’obligation de maîtrise de l’intelligence artificielle prévue par le règlement européen, applicable depuis février 2025 — une formulation à confirmer avec votre service juridique à la date de lecture, la portée exacte de cette obligation pour une collectivité utilisatrice méritant d’être précisée.

Le pilotage : article 12

L’article 12 demande de suivre, pour l’ensemble des outils et non outil par outil, le nombre d’agents équipés, le nombre d’agents actifs, les cas d’usage en service, le coût annuel complet du dispositif et une estimation de son empreinte environnementale. Il impose d’identifier les licences attribuées et non utilisées lors de la revue des accès, et de les réaffecter ou de les résilier. Il rattache le choix et le dimensionnement des outils aux bonnes pratiques du référentiel général pour l’intelligence artificielle frugale, en précisant expressément que cette exigence conduit à dimensionner chaque usage au besoin réel et ne constitue pas un motif d’exclusion d’une solution.

C’est l’article qui manque à presque toutes les chartes que nous lisons, et c’est celui qui rapporte le plus vite. Nous y revenons ci-dessous.

Les dispositions finales : articles 13 et 14

L’article 13 traite les manquements — suspension de l’accès, suites prévues par le statut — et exclut expressément du champ des manquements les usages déclarés pendant la période de recensement et le signalement de bonne foi d’un incident. L’article 14 fixe l’entrée en vigueur, la remise de la charte aux agents nouvellement recrutés, deux rythmes de révision (annuel pour la charte, semestriel pour les fonctions avancées), la modification de l’annexe 1 sans nouvelle adoption, et la mention de la consultation des instances.

Les cinq clauses qui font la différence

Si vous ne devez retenir que cinq points de ce modèle, ce sont ceux-là. Ils sont absents ou expédiés dans la plupart des chartes que nous lisons.

1. La liste des outils vit en annexe, pas dans la charte

C’est la clause la plus utile de tout le document. Sans elle, chaque évolution du marché — et il y en a plusieurs par trimestre — impose de repasser devant les instances. Avec elle, la charte pose des principes stables et l’annexe suit le marché, sous la responsabilité de la direction compétente et publiée sur l’intranet.

2. Le délai d’instruction d’une demande d’outil est écrit

Ce n’est pas une formalité, c’est l’engagement qui rend la charte crédible. Une collectivité qui met six mois à répondre à une demande d’outil obtient exactement ce qu’elle voulait éviter : l’agent continue avec son compte personnel, et l’administration ne sait plus ce qui se passe. Nous avons vu, dans une intercommunalité, l’assistant généraliste le plus demandé par les agents écarté au moment du cadrage faute de réponse rapide sur sa validation et sur son canal d’achat ; la demande ne s’est pas éteinte pour autant, elle est simplement devenue invisible.

La réserve qui accompagne l’interdiction des comptes personnels — « dès lors qu’un outil autorisé permet le même usage » — suit la même logique. Interdire un usage pour lequel vous n’offrez aucune alternative est le meilleur moyen de rendre la charte inapplicable. Si vous ne proposez rien, ne l’interdisez pas encore.

3. Le recensement des usages existants se fait sans sanction

C’est le point sur lequel nous insistons le plus, et celui qui provoque le plus de discussions en interne. Une collectivité qui ouvre son recensement en laissant planer une menace disciplinaire obtient des déclarations partielles et se construit une image fausse de ses propres usages. Le recensement sans sanction coûte peu et donne une base de travail sincère. Il se formule comme un engagement daté et borné, pas comme une tolérance générale, et il se reprend à l’article 13 pour qu’aucune lecture croisée ne le contredise.

4. Les connecteurs relèvent d’une décision d’administration

C’est le point le plus sous-estimé du sujet. Un connecteur ne change pas la nature de l’outil, il change la nature des données qui lui parviennent : un agent qui n’aurait jamais collé un fichier d’usagers dans une conversation peut, sans y penser, activer un connecteur qui y donne accès. L’activation relève donc d’un examen préalable des données rendues accessibles, et non d’un choix individuel. Le modèle range cette décision à l’annexe 1, outil par outil.

5. La mesure est consolidée, et les licences dormantes sont traquées

Une collectivité qui utilise une solution par cas d’usage — un outil pour les délibérations, un autre pour les comptes rendus de réunion, un troisième pour les images, un assistant généraliste pour le reste — additionne plusieurs éditeurs, plusieurs facturations et plusieurs empreintes que personne ne consolide. Le bon indicateur n’est pas le prix d’une licence : c’est le coût par agent et par an du programme entier, rapporté au temps gagné sur des cas d’usage mesurés.

La clause sur les licences dormantes est la plus rentable du document. Une licence payée et inutilisée est un gaspillage économique et environnemental ; la traquer aligne l’objectif d’adoption et l’objectif de sobriété au lieu de les opposer, et c’est l’argument le plus simple à porter devant une direction des finances.

Trois erreurs de rédaction fréquentes

Elles reviennent dans presque tous les textes que nous relisons, et se corrigent en quelques phrases.

La première est d’écrire « aucune donnée confidentielle ne doit être soumise ». Chacun interprète cet adjectif à sa façon, et la formule ne protège personne. Les catégories nommées valent mieux : elles permettent à un agent de trancher seul, devant son écran, au moment où la question se pose.

La deuxième est d’oublier les procédures en cours. Dans une collectivité, le risque le plus concret n’est pas la fuite d’un fichier d’usagers, c’est le dépôt d’un mémoire technique reçu dans une consultation en cours, ou d’un document préparatoire à une décision, dans un outil grand public. Cette catégorie est absente de la plupart des modèles. Nommez-la.

La troisième est d’exiger une anonymisation sans fournir d’outil pour la faire. Les collectivités qui ont avancé sur ce point mettent à disposition un outil local, exécuté sur le poste, qui remplace noms, montants, dates et identifiants d’entreprises avant toute soumission. Une consigne sans outil se traduit par des anonymisations approximatives et un faux sentiment de sécurité. Si vous n’avez pas encore d’outil, dites-le et fixez une échéance plutôt que d’écrire une règle que personne ne peut appliquer.

Une quatrième erreur, plus discrète, tient au calibrage de la traçabilité. Exiger la conservation de toutes les conversations est irréaliste et pose à son tour des questions de conservation de données ; ne rien exiger prive la collectivité de toute capacité d’explication. La voie médiane consiste à fixer, par type de document, ce qui doit être conservé : pour une note interne, rien ; pour une pièce versée à un dossier d’instruction ou à une procédure, une mention indiquant qu’un outil d’IA a été utilisé et pour quelle part.

Les annexes font vivre la charte

Quatre documents à compléter, qui se modifient sans réadopter la charte et qui portent l’essentiel du travail quotidien.

Combien de temps, et avec qui

Comptez, pour une collectivité de taille moyenne, de trois à six semaines entre la première lecture du modèle et l’adoption d’une charte : le temps de trancher les quatre ou cinq décisions qui vous sont propres, de faire relire le texte par le délégué à la protection des données et par le service juridique, et de le présenter aux instances. Le délai n’est pas dans la rédaction, il est dans les arbitrages.

Une charte d’usage n’est ni un règlement intérieur, ni une politique de sécurité des systèmes d’information, ni une analyse d’impact relative à la protection des données. Elle s’articule avec ces documents sans les remplacer, et ne dispense pas de l’avis du délégué à la protection des données, de celui du service juridique, ni de la consultation des instances de dialogue social lorsqu’elle est requise. Les obligations en la matière varient selon la nature du dispositif et la taille de la collectivité : cette question se tranche en amont avec la direction des ressources humaines, car une charte adoptée sans la consultation requise se rejoue un an plus tard dans de mauvaises conditions.

Un dernier point de méthode, tiré de ce que nous observons. Ce qu’un délégué à la protection des données valide n’est pas un outil, c’est un dispositif. La formation préalable à l’accès, prévue à l’article 11, est la pièce la plus visible de ce dispositif, et c’est souvent elle qui permet d’obtenir un avis favorable là où la solution seule aurait été refusée. Une demi-journée pour les agents, une journée pour les référents, complétées par des échanges réguliers, produisent de meilleurs résultats qu’un parcours de plusieurs jours qui retarde l’accès de six mois.

Télécharger le modèle

Le modèle complet fait dix-huit pages : mode d’emploi, quatorze articles avec leur texte type et leur commentaire, quatre annexes. Il est en accès libre, sans formulaire, en PDF pour le lire et en Word pour le reprendre — un document dont l’objet est d’être modifié se livre dans un format modifiable.

Ce modèle fait partie de nos ressources pour les collectivités, avec le guide d’achat d’un assistant d’IA générative, le modèle de CCTP d’AMO IA et la grille comparative des solutions du marché. Tous sont en accès libre.

Questions fréquentes

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